Aide · Communauté des copropriétaires

Contrôle des pièces

En tant que contrôleur invité, contrôler en ligne les pièces justificatives de la copropriété et poser des questions.

À quoi sert le contrôle des pièces ?

Le conseil syndical (Verwaltungsbeirat) contrôle le budget prévisionnel (Wirtschaftsplan), le décompte annuel de copropriété (Jahresabrechnung) et les pièces justificatives sur lesquelles ils reposent, avant que les copropriétaires ne votent (§ 29 Abs. 2 WEG, loi allemande sur la propriété par appartements). Si votre gestionnaire vous a invité comme contrôleur pour un contrôle des pièces justificatives, la rubrique Contrôle des pièces apparaît dans le menu (sur un téléphone mobile, sous Plus). Les autres copropriétaires ne voient ni le contrôle ni les pièces.

L'invitation est valable jusqu'à la date indiquée en haut de la page. Passé cette date – et 30 jours après la clôture du contrôle –, le portail retire les pièces et les factures.

Information	Signification
Contrôle annuel	Contrôle des pièces d'un exercice avant le décompte annuel
Contrôle en cours	Contrôle pendant l'année ; de nouvelles pièces s'ajoutent au fur et à mesure
Échantillon	Votre gestionnaire fixe une proportion des pièces ; les pièces à partir d'un montant minimum en font toujours partie

Contrôler les pièces

Ouvrez le contrôle. En haut, vous voyez le nombre et le total des pièces, ainsi que le nombre de pièces ouvertes, contrôlées, en clarification ou contestées.
Choisissez avec les boutons Ouvert, En clarification, Contrôlé ou Tous les pièces que vous voulez voir.
Pour chaque pièce figurent la date, le numéro de pièce, le compte, le libellé de l'écriture, l'émetteur de la facture et le montant. Voir la pièce ouvre la facture.
Si tout est en ordre, touchez Contrôlé. Si vous avez une question, ouvrez Question ou contestation, rédigez votre question ou votre contestation, puis touchez Envoyer la question ou Contester.

Votre mention est transmise à votre gestionnaire ; tant qu'elle n'y est pas parvenue, la pièce affiche « en cours de transmission ». Les réponses du gestionnaire apparaissent sous la pièce – une question ayant reçu une réponse figure de nouveau sous Ouvert, afin que vous puissiez la contrôler définitivement. Vous ne pouvez pas retirer une mention ; apposez-en plutôt une nouvelle, par exemple Contrôlé.

Clôture

Une fois le contrôle clôturé, le Résultat du contrôle que votre gestionnaire consigne dans le rapport de contrôle figure en haut ; il n'est alors plus possible d'apposer d'autres mentions. Vous recevez le rapport de contrôle signé de votre gestionnaire.

Si cela ne fonctionne pas

Message	Signification
« Vous n'êtes actuellement invité à aucun contrôle des pièces. »	Il n'existe pas (ou plus) de contrôle pour vous – par exemple parce que l'invitation a expiré. Si nécessaire, adressez-vous à votre gestionnaire.
« Ce contrôle des pièces n'existe pas ou votre invitation n'est plus valable. »	L'invitation a expiré ou le contrôle a été retiré.
« La pièce est en cours de transfert. Veuillez réessayer dans quelques minutes. »	La facture est encore en route vers le portail ; patientez quelques minutes et touchez à nouveau Voir la pièce.
« aucune pièce déposée »	Votre gestionnaire n'a mis à disposition aucune facture pour cette écriture. Si nécessaire, posez une question.
« Veuillez décrire votre question ou contestation. »	Un texte est nécessaire pour Envoyer la question et Contester.
« Le texte est trop long (4000 caractères au maximum). »	Raccourcissez le texte.
« Le contrôle est terminé – il n'est plus possible d'ajouter des mentions. »	Voir Clôture.
« Il n'est plus possible d'ajouter des mentions aujourd'hui. »	Vous avez déjà apposé un très grand nombre de mentions aujourd'hui ; ce sera de nouveau possible demain.
« Votre dernière mention n'a pas été reprise : … »	Votre gestionnaire n'a pas pu reprendre la mention ; le motif est indiqué. Si nécessaire, apposez une nouvelle mention.

Traduction de la version allemande ; seule la version allemande fait foi.